照會－diplomatic note

照會是指國際間交往的書信形式，是對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。照會的使用及其內容體現國家的立場，涉及國家關系，必須慎重對待。即使是一件純屬事務性的照會，如果格式、行文不符合常規，也可能會引起收件人誤解，產生不良后果。另一方面，照會處理要及時，簽收或拒收、答復或不予置理、及時辦理或拖延，都是一種政治態度。一般情況下，除了某些純屬周知性照會，均應以相應的方式答復、答謝對方。

照會的種類

照會分為正式照會和普通照會兩種。正式照會是由國家元首、政府首腦、外交部長、大使代辦簽發，行文用第一人稱，一般不加蓋機關印章。應用于國家間重要通知、交涉。如國家元首任命大使，外長寫給外長的代辦介紹信，大使寫給大使的信件等。普通照會是由外交部及外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不需簽名。應用于外交代表機關之間的行政性、事務性通知，交際往來等，例如通知大使、外交官到任或離任，節日期間使館放假等。

需要說明的是，上述兩種照會都是外交機關使用的，其他單位或個人不要使用它。

照會的人稱

正式照會的發文及受文者是人對人，發文者應以單數第一人稱，即“我”稱呼自己，一般不用復數第一人稱“我們”；受文者應為“你或您”，尊稱為“閣下”、“陛下”或“先生”。正式照會講究身份對等，如元首對元首、總理對總理、外長對外長。不過，大使作為國家的全權代表，可以向外長、總理甚至元首發照會，代辦發文對象最高至外長。

普通照會的發文者及受文者均是機關，稱呼自己和受文者均用第三人稱，即××機關對××機關。不可在行文中出現“我們”、“你們”、“貴方”、“貴館”等詞匯。另外在行文中第一次出現己方、對方稱呼以及行文中所涉及到的機關、人物等，均應使用全稱，如中華人民共和國外交部、美利堅合眾國駐中華人民共和國大使館等，第二次及以后再出現時可簡化為“外交部”、“大使館”等。

照會的套語

照會有一套固定的敬語和客套用語，這在其他文書中是見不到的。如普通照會開頭必須為“×××（機關）向×××（機關）致意”，這項敬語不能用在非外交機關及個人函件中去。照會結尾的致敬語使用要與雙方地位、關系和場合適應，如大使館致代辦處的照會，一般用“順致敬意”或“順致崇高敬意”；而大使館給外交部的照會，則常用“順致最崇高敬意”。另外，即使照會內容是向對方表示不滿或抗議，“致意”、“敬意”這套套語也是不可缺少的。

正式照會開頭不必寫“致意”，但結尾的“順致最崇高敬意”不可或缺。另外落款要親自簽名，還要印上自己的職務全稱。英國等西方國家，常常在簽名前加上“您忠誠的”或“您忠誠的仆人”等。結尾的敬語要另起一行，獨立成段，作為結束語，但不能自成一頁。

照會的譯文

照會一般以本國文字為正本，但是為了使受照人能夠及時了解文件的內容，常常需要附上受照國文字或國際通用文字的譯文。這種譯文有時會注明“非正式譯文”字樣，意思是說應以照會正本為準，翻譯可能不夠準確，僅供參考。

其他

對外函件是一種應用范圍更為廣泛的對外文書，國家領導人、外交人員以及政府各部門、社會各機構寫給外國相應人員、機構的書信，均可采用這種形式。視內容重要程度，分為正式函件和便函。國家領導人、外交代表之間的函件，又稱外交函件。

備忘錄是一種非正式的外交文書，用于說明事實、立場、法律細節，或重申談話內容。無客套話和致敬語，只敘述事實或陳述、駁復對方觀點，可預先寫好，或在談話后將其要點用備忘錄形式送交對方，也可作為照會的附件。

電報多用于祝賀、吊唁、慰問及其他事務性聯系。抬頭應寫明受電人國名、地名、職銜、姓名并冠以尊稱以及發電人的職銜、姓名或機構，均要使用全稱。